Manuel Utilisateur de AdmiLoc

Bienvenue sur AdmiLoc ! Ce guide complet est conçu pour vous aider à maîtriser chaque aspect de l'application, de la gestion quotidienne à la configuration avancée.

1. Premiers Pas : Connexion, Inscription et Tarification

Objectif de la page

Cette page est la porte d'entrée de AdmiLoc. Elle vous permet d'accéder à votre espace, de créer une nouvelle organisation ou de rejoindre celle d'un collaborateur.

Actions possibles

Onglet "Connexion"

• Description : Accéder à votre compte si vous en avez déjà un.
• Champs requis : E-mail et mot de passe.
• Action : Vous connecte et vous redirige vers le Tableau de bord.

Onglet "Créer"

• Description : Créer une nouvelle organisation sur AdmiLoc. Vous en serez le propriétaire (administrateur principal).
• Champs requis : Nom de votre organisation, votre prénom, nom, e-mail et mot de passe.
• Important : Vous devez accepter la politique de confidentialité pour valider la création.
• Action : Crée votre compte utilisateur et votre organisation, puis vous connecte automatiquement.

Onglet "Rejoindre"

• Description : Rejoindre une organisation existante grâce à un code d'invitation généré par un administrateur.
• Champs requis : Le code d'invitation reçu, vos informations (prénom, nom, e-mail) et un mot de passe.
• Action : Crée votre compte et envoie une demande d'approbation aux administrateurs.
• Conséquence : Votre compte est mis en attente. Vous serez redirigé vers une page d'attente et ne pourrez pas utiliser l'application tant qu'un administrateur n'a pas validé votre inscription.

Abonnements et Tarification

AdmiLoc propose trois formules d'abonnement adaptées à la taille de votre activité. Les tarifs sont indiqués en TTC et peuvent être facturés mensuellement ou annuellement (avec une réduction équivalente à 2 mois offerts sur le paiement annuel) :

• Starter : 29 € TTC par mois (ou 290 € TTC par an). Comprend 1 utilisateur. Idéal pour débuter.
• Pro : 99 € TTC par mois (ou 990 € TTC par an). Comprend 3 utilisateurs et active les fonctions avancées comme la signature électronique des contrats.
• Business : 199 € TTC par mois (ou 1990 € TTC par an). Comprend 10 utilisateurs.

2. Tableau de Bord : Synthèse d'Activité

Objectif

Votre page d'accueil personnalisée, offrant une synthèse visuelle de votre activité et des actions urgentes à mener.

Ce que vous voyez

• Alertes de sorties et retours : Des boutons indiquant les mouvements de matériel prévus. L'icône de flèche vers le haut indique une sortie de matériel imminente, et la flèche vers le bas indique un retour attendu.
• Cartes de statistiques : Nombre de clients actifs, d'articles en location et de devis en cours d'édition.
• Graphique du chiffre d'affaires : Le total facturé sur les 30 derniers jours pour analyser vos performances.
• Activité récente : La liste de vos 5 derniers documents créés.
• Bouton rapide : Un raccourci direct pour créer un nouveau devis.

Actions possibles

• Cliquer sur les alertes : Vous redirige immédiatement vers la vue Planning pour organiser les livraisons.
• Cliquer sur un document récent : Ouvre une fenêtre d'aperçu du document (devis, contrat, facture).

3. Gestion des Clients

Objectif

Centraliser toutes les informations concernant votre clientèle pour un suivi précis et rapide.

Actions possibles

• Créer un client : Cliquez sur le bouton d'ajout pour renseigner les coordonnées, l'adresse de facturation, de livraison et des notes internes.
• Importer ou exporter en CSV : Cliquez sur le bouton "CSV" en haut de la page Clients pour :
  • Exporter en 1 clic : Télécharger l'intégralité de votre fichier clients au format CSV (compatible Excel et LibreOffice).
  • Importer une liste de clients : Téléchargez le modèle CSV prêt à remplir, complétez-le avec vos clients, puis importez-le. AdmiLoc vérifie automatiquement les adresses e-mail pour éviter de créer des doublons si un client existe déjà.
• Consulter la fiche client : Affiche l'historique complet des réservations, de ses locations en cours et tous les documents (devis, contrats, factures) liés à ce client.
• Modifier le client : Permet d'éditer les informations de la fiche.
• Archiver le client : Déplace le client vers la page des archives. Un client archivé ne peut plus être sélectionné pour un nouveau devis, mais son historique est conservé.
• Supprimer le client : Supprime définitivement un client, uniquement s'il n'est rattaché à aucun contrat ou facture active.

4. Gestion de l'Inventaire (Matériel & Véhicules)

Objectif

Gérer l'intégralité de votre parc de matériel et de votre flotte de véhicules dans un catalogue clair.

La Logique de Stock

• Le Matériel : Les articles ayant le même nom sont regroupés sur une seule ligne afin de présenter la quantité globale disponible. Utile pour les articles en grand nombre (ex: 15 visseuses identiques).
• Les Véhicules : Chaque véhicule est unique et possède sa propre ligne (avec son kilométrage et ses informations spécifiques).

Actions possibles

• Ajouter un matériel ou un véhicule : Créez une fiche en définissant son nom, sa catégorie, sa tarification par défaut, et l'image d'illustration. Le champ "Référence / N° de série" est obligatoire pour chaque exemplaire pour assurer sa traçabilité.
• Import / Export CSV en 1 clic : Cliquez sur le bouton "CSV" dans l'en-tête de l'inventaire pour exporter votre parc ou importer un tableau complet d'équipements ou de véhicules. Lors de l'import, les catégories non existantes sont créées automatiquement et les tarifs HT/TTC sont calculés selon le régime fiscal de votre entreprise.
• Imprimer des étiquettes QR Code : Cliquez sur le bouton "Étiquettes QR" pour générer une planche d'étiquettes prête à imprimer et à coller sur vos équipements ou véhicules. Trois mises en page sont proposées :
  • Planche A4 - 3 colonnes (étiquettes standard).
  • Planche A4 - 4 colonnes (petites étiquettes compactes).
  • Rouleau thermique - 1 colonne (pour imprimante d'étiquettes dédiée).
  Chaque étiquette affiche le nom de votre entreprise, la désignation du matériel, sa catégorie, son numéro de série (ou son immatriculation) et son QR Code unique.
• Scan Départ / Retour rapide : Cliquez sur "Scan Départ / Retour" pour biper un QR Code (avec une douchette USB/Bluetooth, la caméra de votre téléphone/tablette ou en tapant sa référence) et accéder immédiatement à l'état du matériel, ses réservations actives et ses boutons d'action rapide.
• Consulter le détail : Permet de voir la liste de tous les exemplaires d'un groupe avec leur numéro de série unique et leur statut individuel (disponible, loué, maintenance).
• Dupliquer un matériel : Ouvre le formulaire pré-rempli pour ajouter un nouvel exemplaire identique au même groupe de matériel en un clic.
• Modifier : Permet d'éditer la fiche. Pour un groupe de matériel, la modification groupée est interdite : vous devez modifier chaque exemplaire individuellement depuis sa fiche détaillée.
• Supprimer : Supprime l'article définitivement. Cette action est bloquée si l'article est actuellement engagé dans une réservation ou un contrat de location en cours.

5. Gestion des Catégories

Objectif

Organiser votre catalogue en groupes logiques (ex: "Outillage", "Utilitaires", "Événementiel") pour faciliter la recherche lors de la création de devis.

Actions possibles

• Ajouter une catégorie : Saisissez le nom dans le champ prévu et validez.
• Supprimer une catégorie : Supprime l'élément de la liste. Cette action est bloquée si au moins un article de votre inventaire est encore associé à cette catégorie.

6. Le Cycle de Vie d'une Location

Étape 1 : Créer un Devis

Le devis est un brouillon chiffré qui ne bloque pas le stock d'articles.

1. Accédez à l'espace Devis et cliquez sur "Nouveau Devis".
2. Sélectionnez un client et définissez les dates de début et de fin de location.
3. Sélectionnez les articles : L'application affiche uniquement le matériel et les quantités réellement disponibles sur la période choisie.
4. Définissez les tarifs : Vous pouvez choisir une tarification journalière, un forfait global pour la période, ou marquer l'article en prêt gratuit.
5. Enregistrez pour créer le document au statut "Devis".

Pour engager la location, cliquez sur "Générer le contrat" : le document passe alors au statut "Contrat" et les stocks correspondants sont bloqués sur le planning.

Étape 2 : Gérer les Contrats et Signature Électronique

Le contrat valide la réservation du matériel.

• Visualiser et Signer : Ouvre l'aperçu du document. Vous pouvez faire signer le client directement sur votre écran ou une tablette. Votre propre signature configurée est automatiquement appliquée au bas du contrat.
• Facturer le contrat : Termine la location, libère les stocks sur le planning et génère la facture finale. Si la location concerne un véhicule, l'application vous invite à renseigner les kilomètres parcourus pour calculer d'éventuels frais supplémentaires.
• Annuler le contrat : Permet de rétablir le contrat en simple devis (brouillon) et de libérer immédiatement les réservations du planning.

Étape 3 : Gérer les Factures & Conformité Fiscale (Art. 286 I-3° bis du CGI)

La facture est le document comptable officiel d'encaissement. Conformément aux dispositions de l'article 286, I-3° bis du Code Général des Impôts (loi anti-fraude à la TVA), AdmiLoc garantit des conditions strictes d'inaltérabilité, de sécurisation, de conservation et d'archivage des données :

• Inaltérabilité & Numérotation continue : Chaque facture validée se voit attribuer un numéro séquentiel strict et chronologique, sans trou de numérotation. Une facture validée ne peut être modifiée ni supprimée.
• Traçabilité des règlements : Tout encaissement, acompte ou règlement enregistré est scellé avec horodatage dans le journal d'audit de votre organisation.
• Suivi de paiement : Un indicateur visuel affiche l'état de la facture ("Payée", "En attente", "En retard").
• Export comptable FEC / CSV : Vous pouvez exporter l'intégralité de vos écritures de vente pour votre expert-comptable ou administration fiscale depuis l'espace Comptabilité.

Étape 4 : Réservations Directes & Prêts Gracieux

Pour les besoins rapides, les associations ou les prêts internes de matériel sans flux de facturation :

• Réservation directe : Créez une allocation immédiate depuis le planning ou la fiche d'un client sans devoir éditer un devis commercial préalable.
• Prêt à titre gracieux : Cochez l'option "Prêt gratuit" lors de la réservation. Le montant est automatiquement fixé à 0 € et un badge distinctif identifie clairement l'emprunt sur le planning.
• Couleurs personnalisées sur le planning : Chaque matériel ou catégorie conserve son code couleur personnalisé sur le calendrier, vous permettant d'identifier immédiatement le type d'équipement prêté ou réservé en un coup d'œil.

7. Envoi Automatique de Documents par E-mail

Objectif

Envoyer vos devis, contrats et factures directement à vos clients par e-mail en un clic depuis l'application.

Configuration de votre compte Brevo

Pour utiliser cette fonctionnalité avec votre propre adresse e-mail professionnelle d'expéditeur, vous devez configurer votre compte Brevo dans l'onglet "E-mails" de la page "Mon Entreprise" :

1. Renseignez votre Clé API Brevo (SMTP v3) (générée depuis votre compte Brevo sous la rubrique SMTP & API).
2. Indiquez le Nom de l'expéditeur (ex: le nom de votre entreprise) et l'E-mail de l'expéditeur par défaut.
3. Enregistrez vos réglages.

Comment envoyer un document ?

1. Ouvrez l'aperçu d'un document (devis, contrat ou facture) en cliquant sur l'icône de l'œil.
2. Cliquez sur le bouton "Envoyer par e-mail" en bas de la fenêtre.
3. L'application prépare le document et l'envoie instantanément à l'adresse e-mail enregistrée sur la fiche du client. Un message de succès valide la livraison.

8. Utiliser le Planning

Objectif

Visualiser la disponibilité de tout votre inventaire sur un calendrier interactif, suivre l'état de sortie de vos équipements en temps réel et planifier vos réservations sans risque de sur-réservation.

Fonctionnalités & Actions du Planning

• Guichet "Scan Départ / Retour" par QR Code : Cliquez sur le bouton "Scan Départ / Retour" en haut du planning pour pointer vos équipements au comptoir ou à l'entrepôt :
  • 3 modes de scan : Utilisez une douchette code-barres/QR (USB ou Bluetooth), la caméra de votre téléphone/tablette, ou tapez simplement le numéro de série / nom du matériel.
  • Validation en 1 clic : L'application affiche immédiatement la réservation en cours pour ce matériel. Cliquez sur "Valider le Départ" (statut Récupérée), "Valider le Retour" (statut Retournée), ou "Retour + Mettre en Maintenance" si le matériel revient endommagé.
• Filtres rapides (Barre supérieure) :
  • Filtrer par statut : Cliquez sur les boutons d'état (Confirmée, Récupérée, Retournée) pour masquer ou afficher des catégories de réservations. Par défaut, seules les locations actives sont affichées.
  • Recherche client ou matériel : Saisissez le nom d'un client ou d'un équipement/véhicule dans les champs de recherche pour isoler instantanément ses réservations sur le mois.
• Distinction visuelle des statuts :
  • Confirmée : Bloc coloré plein (réservation validée en attente de départ).
  • Récupérée : Bordure verte épaisse sur le côté gauche (matériel actuellement sorti et chez le client).
  • Retournée : Opacité réduite et texte barré (matériel réintégré au dépôt).
• Accès direct aux documents : Cliquez directement sur n'importe quelle barre de réservation pour ouvrir et éditer automatiquement le devis ou contrat correspondant.
• Survol et fiche de stock enrichie : Survolez un bloc de réservation pour afficher une infobulle détaillée : nom du matériel, nom du client, dates précises, statut et décompte exact des stocks (matériel loué, disponible et total).
• Vue des journées chargées (+N autres) : Si une journée comporte plus de 3 réservations, un badge `+N autres` apparaît. Un clic dessus ouvre une fenêtre récapitulative de toutes les locations du jour.
• Création rapide de devis par sélection de plage : Cliquez sur une date ou une plage de dates directement dans la grille du calendrier. Un bandeau interactif apparaît en bas de l'écran avec la période sélectionnée et un bouton "Créer un devis" pré-remplissant automatiquement les dates de réservation.

Mode Hors Ligne (PWA) & Réconciliation des Réservations

Lorsque vous utilisez AdmiLoc en déplacement (sur chantier ou en démarchage commercial sans connexion Internet) via l'application installée (PWA) :

• Saisie sans interruption : Vous pouvez créer et consulter des réservations normalement. Vos actions sont enregistrées dans la mémoire locale sécurisée de votre appareil.
• Synchronisation automatique au retour du réseau : Dès que votre connexion est rétablie, l'application transmet automatiquement vos nouvelles réservations vers la base de données centrale.
• Résolution des réservations simultanées hors ligne : Si deux collaborateurs ont réservé le même matériel sur les mêmes dates pendant la coupure, aucune réservation n'écrase l'autre. Les deux créneaux s'affichent distinctement sur le planning, et le stock restant passe immédiatement en rouge vif (ex: stock restant à -1) pour signaler la surréservation et permettre un arbitrage d'équipe sans perte de données.

9. Gérer les Archives

Objectif

Conserver un historique propre en déplaçant les clients inactifs et les anciens documents hors de vos listes de travail quotidiennes.

Actions possibles

• Restaurer : Sort l'élément des archives pour le réactiver sur sa page d'origine.
• Supprimer définitivement : Efface l'élément de la base de données. Attention, cette action est irréversible.

10. Espace Administrateur

Ces outils de configuration globale de votre organisation sont réservés aux utilisateurs possédant le rôle Administrateur.

Paramétrer "Mon Entreprise"

Gère la configuration de votre compte d'entreprise.

• Général : Renseignez les informations de contact (téléphone, e-mail) et les données légales (SIRET, code APE, numéro de TVA, forme juridique) qui apparaîtront sur vos documents officiels.
• Documents : Téléversez le logo de votre entreprise, définissez la formule de numérotation automatique de vos devis (ex: préfixe et prochain numéro) et enregistrez la signature de votre entreprise pour l'apposer automatiquement sur les contrats générés.
• Vitrine : Personnalisez le design de votre catalogue public, activez les demandes de réservation en ligne et configurez un éventuel code PIN client (voir section 11).
• Sécurité : Définissez un code de sécurité pour protéger les restaurations de données.

Gérer l'Équipe

Affiche la liste des collaborateurs de votre organisation. Les administrateurs peuvent modifier le rôle d'un membre (Admin ou Collaborateur) ou le révoquer pour lui bloquer l'accès à l'espace de travail.

Gérer les Invitations

Permet d'ajouter de nouveaux membres dans votre organisation.

• Générer un code : Saisissez l'e-mail du nouveau collaborateur et attribuez-lui un rôle pour générer un code d'invitation unique à lui transmettre.
• Approuver les inscriptions : Lorsqu'un invité utilise son code, sa fiche apparaît dans la liste d'attente. Vous devez l'approuver pour l'activer et lui ouvrir l'accès à l'application.

Exports Comptables

Permet d'exporter l'historique de vos facturations sur une période sélectionnée au format CSV pour l'intégrer facilement dans votre logiciel de comptabilité.

Sauvegarde et Restauration

Garantit la sécurité de vos données.

• Télécharger la sauvegarde : Génère un fichier contenant toutes les données de votre organisation.
• Restaurer les données : Permet d'importer un fichier de sauvegarde. Attention, cette action efface toutes les données actuelles de l'organisation pour les remplacer par le contenu du fichier. Un code de sécurité de restauration est exigé pour valider cette opération.

Centre de Notifications

Activez les notifications de votre navigateur pour être alerté en temps réel lorsqu'un nouvel utilisateur utilise un code d'invitation et attend votre validation.

11. Votre Vitrine Publique & Demandes de Réservation en Ligne

Objectif

Disposer d'une page internet publique et professionnelle présentant votre catalogue de matériel disponible en temps réel, et permettre à vos clients de vous envoyer directement leurs demandes de réservation en ligne.

Fonctionnalités clés

• URL personnalisée : Un lien unique généré à partir du nom de votre entreprise (ex: `.../vitrine/mon-entreprise`) que vous pouvez partager sur votre site web, par e-mail ou sur vos réseaux sociaux.
• Filtre de disponibilité par dates : Le visiteur choisit ses dates de début et de fin de location directement en haut de la vitrine. Le catalogue calcule alors vos réservations en cours et affiche le nombre exact d'exemplaires disponibles sur cette période.
• Panier de demande de réservation en ligne : Si vous avez activé l'option dans `Mon Entreprise > Vitrine`, vos visiteurs peuvent ajouter des équipements à leur sélection, indiquer leurs coordonnées et envoyer leur demande en quelques clics.
• Code d'accès (PIN) optionnel : Vous souhaitez réserver la prise de commande en ligne uniquement à vos clients habituels ou partenaires ? Renseignez un Code d'accès dans `Mon Entreprise > Vitrine`. Votre catalogue restera visible par tous, mais seuls les visiteurs munis de ce code pourront valider l'envoi d'une demande.
• Réception automatique dans vos Devis : Chaque demande envoyée depuis la vitrine crée automatiquement :
  • La fiche Client (ou rattache la demande au client existant s'il possède déjà la même adresse e-mail).
  • Un Devis en attente identifié par le badge bleu "Demande Vitrine". Le stock n'est bloqué sur le planning qu'au moment où vous validez ce devis en contrat.
• Personnalisation graphique : Dans `Mon Entreprise > Vitrine`, personnalisez les couleurs, ajoutez des bannières d'en-tête, modifiez la typographie et ajustez la présentation de vos cartes pour correspondre à l'image de votre structure.

12. Outils Gratuits & Contrats PDF en Libre Accès

Objectif

AdmiLoc met à disposition un portail d'outils publics en libre accès à l'adresse /outils, utilisable immédiatement sans création de compte ni renseignement de moyen de paiement.

Fonctionnalités des Outils Gratuits

• Générateur de Contrat de Location PDF : Permet d'éditer en quelques clics un contrat de location de matériel conforme au droit français. Renseignez l'identité des parties, le descriptif des équipements, le montant du loyer et la caution pour obtenir un PDF prêt à être signé.
• Convention de Prêt Gracieux (0 €) : Formulaire dédié aux mises à disposition à titre gratuit (mairies, associations, entraide professionnelle). Encadre juridiquement la remise des clés, l'obligation d'assurance et le dépôt de garantie sans contrepartie financière.
• Calculateur de Rentabilité & Gains Administratifs : Outil d'analyse comparative permettant de mesurer le temps de gestion économisé et le coût masqué de l'organisation sous tableur Excel par rapport à une solution automatisée.

13. Guides Opérationnels par Secteur Métier

Cette section détaille les bonnes pratiques de paramétrage et d'utilisation quotidienne adaptées à chaque corps de métier.

13.1 BTP, Outillage & Levage

• Suivi des contrôles périodiques (VGP) : Lorsqu'un engin ou échafaudage doit passer sa vérification générale périodique, passez son statut en Maintenance. L'équipement est instantanément retiré des disponibilités sur le planning pour empêcher toute réservation non conforme.
• Gestion des chantiers : Utilisez le champ d'adresse de livraison ou la zone de notes du contrat pour préciser le nom du chantier, le contact du chef de chantier et les consignes d'accès.

13.2 Événementiel, Son & Lumière

• Feuille de colisage (Packing list) : Générez le contrat de mise à disposition détaillant chaque unité (projecteurs, câblage, consoles) pour servir de feuille d'émargement au départ des camions.
• Contrôle rapide des retours par scan : Utilisez le guichet de scan QR Code avec une douchette USB/Bluetooth pour pointer chaque flight-case ou référence dès son retour d'exploitation, réduisant les pertes de matériel.

13.3 Flottes de Véhicules & Utilitaires

• Relevé kilométrique de clôture : À la fin de la location, lors du clic sur Facturer le contrat, l'application vous invite à saisir le kilométrage de retour et calcule automatiquement les frais kilométriques supplémentaires selon votre forfait.
• Suivi des justificatifs : Enregistrez le numéro de permis de conduire et les informations de caution directement sur la fiche du client pour un suivi sécurisé.

13.4 Collectivités, Mairies & Prêt Associatif

• Réservation à titre gracieux : Cochez l'option Prêt gratuit lors de la réservation de salles, barnums ou matériels communaux. Le document est chiffré à 0 € tout en générant une convention officielle avec engagement de restitution.
• Gestion des cautions sans facturation : Mentionnez le montant du chèque de caution sur la convention sans déclencher d'écriture comptable de vente.

14. Écosystème Développeurs, API OpenAPI & Connectivité IA

Objectif

AdmiLoc dispose d'une infrastructure moderne et découplée, facilitant son intégration au sein de systèmes d'information existants et autorisant l'interaction avec des agents d'intelligence artificielle.

Ressources Développeurs Disponibles

• Documentation Interactive de l'API : Accessible sur /developers, cette page présente les endpoints, les modèles de données et les codes de réponse du système.
• Spécifications OpenAPI 3.1 : Téléchargeables directement aux formats standardisés /openapi.json et /openapi.yaml pour générer des clients SDK ou configurer des outils d'automatisation (Zapier, Make, n8n).
• Protocole MCP (Model Context Protocol) : Le manifeste exposé sur /.well-known/mcp.json permet de relier un agent IA local ou d'entreprise (ex: Claude Desktop) pour consulter les stocks disponibles, interroger le calendrier ou initier des devis en langage naturel.
• Indexation LLM (llms.txt) : Le fichier /llms.txt situé à la racine du domaine garantit une compréhension sémantique exacte des fonctionnalités et de la documentation par les moteurs de recherche IA.

15. Aide et Support

Pour toute question complémentaire, problème technique ou retour d'expérience, vous pouvez contacter notre équipe d'assistance par e-mail en cliquant sur le lien de contact présent sur la page de support de votre application.