Toutes les fonctionnalités pour piloter vos locations et prêts
De la demande de réservation en ligne au pointage QR Code en entrepôt jusqu'à la facturation électronique Factur-X : découvrez comment chaque module d'AdmiLoc Pro sécurise votre parc.
Planning de location interactif et verrou anti-surbooking
Visualisez sur un calendrier unique l'ensemble de vos réservations confirmées, de vos matériels sortis et de vos prêts à titre gracieux. Le moteur de contrôle de stock vérifie les quantités disponibles jour par jour avant chaque validation.
- Calcul de disponibilité en temps réel : gestion unitaire par numéro de série ou par quantité en lot (échafaudages, tables, chaises, barnums).
- Double espace Matériel & Véhicules : basculez instantanément entre votre parc d'équipements et votre flotte automobile.
- Alertes de départ et de retour : tableau de bord quotidien des sorties prévues et des retours en retard.
Points clés du moteur de planification
Filtres multicritères
Recherchez par client, par équipement ou par statut (Confirmée, Récupérée, Retournée).
Prêts gracieux (0 €)
Badge distinctif sur le calendrier pour séparer les prêts associatifs des locations facturées.
Blocage Maintenance
Un matériel placé en maintenance ou en contrôle VGP est automatiquement retiré du stock louable.
Import CSV 1-Clic
Importez votre catalogue matériel, vos véhicules et vos clients depuis Excel en quelques secondes.
Étiquettes QR Code et guichet de scan départ / retour en 1 clic
Générez et imprimez vos planches d'étiquettes QR Code directement depuis votre inventaire (formats A4 3 ou 4 colonnes et rouleaux thermiques d'entrepôt). Au comptoir, bipez l'équipement pour détecter automatiquement son contrat actif.
- Compatible caméra mobile et douchette USB/Bluetooth : aucun terminal propriétaire coûteux n'est requis.
- 3 actions instantanées au scan : Valider le Départ, Valider le Retour ou Placer en Maintenance.
- Guide complet : consultez notre article dédié aux étiquettes QR Code pour parc de location.
Formats d'impression pris en charge
Planche A4 Standard (3 colonnes)
Idéal pour engins BTP, flight-cases et véhicules
Planche A4 Compacte (4 colonnes)
Idéal pour petit outillage électroportatif et câblage
Étiquette Unitaire (Rouleau Thermique)
Étiquetage unitaire rapide à la réception d'un nouvel article
Devis, contrats de location, gestion des cautions et signature électronique
Transformez un devis en contrat de location en 1 clic. Lors de la remise du matériel ou des clés du véhicule, le client signe directement au doigt sur votre tablette ou votre smartphone.
- Tarification flexible : tarif journalier, forfait global (week-end / événement), remise en pourcentage ou en euros, et frais kilométriques véhicules.
- Dépôt de garantie et pénalités de retard : clauses automatiques de caution et d'indemnités journalières en cas de restitution tardive.
- Testez notre modèle dès maintenant : utilisez notre générateur gratuit de contrat de location PDF.
Cycle de vie documentaire sans ressaisie
- Étape 1 - Devis PDF : création rapide ou réception automatique depuis votre vitrine en ligne.
- Étape 2 - Contrat & Signature tactile : signature par le locataire sur mobile/tablette et blocage automatique du planning.
- Étape 3 - Facture scellée : génération de la facture finale (avec ajout éventuel des kilomètres parcourus) et suivi du paiement.
Vitrine publique de réservation en ligne avec code PIN optionnel
Activez votre vitrine personnalisée en un clic : vos clients ou associations partenaires consultent votre matériel, sélectionnent leurs dates de location et voient uniquement les quantités réellement disponibles sur ce créneau.
- Création automatique du devis brouillon : chaque demande reçue depuis la vitrine crée la fiche client et le devis prêt à valider dans votre interface.
- Accès public ou privé par Code PIN : laissez votre catalogue ouvert à tous ou réservez-le à vos clients en compte / associations communales via un code PIN à 4-8 chiffres.
Pourquoi activer votre vitrine AdmiLoc ?
Fini les appels téléphoniques incessants pour demander si une mini-pelle ou un barnum est disponible tel week-end : votre vitrine interroge votre planning en direct tout en vous laissant la validation finale de chaque demande.
Facturation électronique Factur-X (EN 16931) et conformité Art. 286 CGI
Anticipez sereinement l'obligation de facturation électronique en France. AdmiLoc Pro structure vos fiches clients et vos factures selon le standard européen EN 16931 (Factur-X / Cross-Industry Invoice).
- Qualification fiscale automatisée : gestion native des entreprises assujetties (SIRET, TVA intracommunautaire), des collectivités publiques, des associations exonérées et des particuliers.
- Inaltérabilité et Journal d'Audit (Art. 286 CGI) : numérotation séquentielle sans rupture, verrouillage cryptographique à l'émission et régularisation stricte par facture d'avoir.
- Export XML EN 16931 et CSV Comptable : téléchargez le fichier XML normalisé de chaque facture ou exportez votre livre de recettes pour votre expert-comptable.
Cas fiscaux pris en charge nativement
Questions sur le fonctionnement d'AdmiLoc Pro
Comment fonctionne le blocage anti-surbooking sur le planning AdmiLoc Pro ?
Dès qu'un équipement ou un véhicule est engagé sur un contrat ou une réservation aux dates demandées, AdmiLoc calcule en temps réel le stock disponible restant sur ce créneau et empêche toute double réservation, même lorsque plusieurs collaborateurs travaillent simultanément.
AdmiLoc Pro est-il prêt pour la réforme de la facturation électronique Factur-X (2026-2027) ?
Oui. AdmiLoc Pro intègre nativement l'export XML conforme à la norme européenne EN 16931 (profil Factur-X / CII), la qualification fiscale des clients (B2B domestique, B2B UE, Export, Organisme public, Association, Particulier) ainsi que le verrouillage inaltérable des factures et la gestion des avoirs conformément à l'article 286 du CGI.
Faut-il un matériel spécifique pour scanner les QR Codes de départ et de retour ?
Non. Le guichet de pointage AdmiLoc Pro fonctionne aussi bien avec la caméra intégrée de n'importe quel smartphone ou tablette qu'avec une douchette laser/2D USB ou Bluetooth standard connectée à votre ordinateur de comptoir.
Quelle est la valeur juridique de la signature sur écran tactile dans AdmiLoc Pro ?
La signature apposée par le locataire sur smartphone ou tablette est scellée dans le contrat PDF horodaté avec l'identité du signataire et les conditions générales de location, répondant aux exigences du règlement européen eIDAS pour les contrats commerciaux et conventions de prêt.